Portaria n.º 835/91, de 16 de Agosto
O número de documentos e de processos existentes nos arquivos dos organismos e serviços da área dos cuidados de saúde primários e o aumento contínuo do seu volume têm vindo a gerar graves problemas de espaço nas instalações que lhes estão afectas, bem como grandes dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação, quando necessária.
Tal acumulação indiscriminada de documentos nos arquivos, cuja situação é, em algumas instituições de cuidados de saúde primários, considerada caótica e preocupante, resultou fundamentalmente da inexistência de legislação específica aplicável ao sector, regulamentando a conservação, a microfilmagem e a destruição da documentação arquivística.
Impõe-se, pois, para obviar a essa insuficiência, a elaboração de um diploma legal sobre a matéria, que permita à Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e às administrações regionais de saúde proceder ao descongestionamento dos respectivos arquivos, mediante o expurgo dos documentos inúteis e, simultaneamente, assegurar a preservação da documentação que, não sendo já indispensável à gestão das instituições, deva ser conservada perpetuamente, em virtude do seu valor histórico, científico, cultural ou administrativo.
Nestes termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Saúde e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde, no que se refere a avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação da sua documentação, que consta do anexo desta portaria e da qual faz parte integrante.
Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Saúde.
Assinada em 21 de Maio de 1991.
Pelo Ministro da Saúde, Albino Aroso Ramos, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Saúde.
Pelo Secretário de Estado da Cultura, Maria Natália Brito da Silva Correia Guedes, Subsecretária de Estado da Cultura.
Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde
1.º Avaliação e selecção da documentação
1.1 – Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos em arquivo, incluídos ou não em processos, são os que constam da tabela de avaliação e selecção em anexo.
1.2 – A selecção das espécies documentais a eliminar ou a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações respeitantes ao destino final da documentação estabelecidas na tabela referida no número anterior.
1.3 – Os documentos aos quais foi reconhecido valor de conservação permanente, bem como os respectivos registos auxiliares, devem ser conservados em arquivo na forma original e na sua totalidade, independentemente da sua microfilmagem.
1.4 – Os prazos de conservação administrativa contam-se a partir da data em que os documentos foram mandados arquivar, salvo se outra indicação constar na tabela de avaliação e selecção.
1.5 – Os prazos de conservação dos microfilmes são idênticos aos fixados para os documentos originais.
1.6 – A tabela referida no n.º 1.1 deve ser revista periodicamente e a sua actualização aprovada por despacho conjunto do director-geral dos Cuidados de Saúde Primários e do presidente do Instituto Português de Arquivos.
2.º Transferência de documentação
2.1 – Devem ser remetidos anualmente do arquivo corrente para arquivo intermédio os documentos que, tendo deixado de ter utilização corrente, não tenham ainda prescritos os respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela de avaliação e selecção.
2.2 – A documentação a transferir para arquivo intermédio deve ser acompanhada de uma guia de remessa, em modelo a definir pelo Instituto Português de Arquivos, bem como, quando possível, dos respectivos registos, índices ou inventários.
2.3 – O arquivo intermédio referido nos n.os 2.1 e 2.2 deve ser entendido como a infra-estrutura arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, economia e racionalidade, os conjuntos documentais correspondentes a uma ou mais proveniências orgânicas que, tendo perdido valor corrente, são, todavia, utilizados ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.
3.º Substituição de suporte
3.1 – Os organismos e serviços da área dos cuidados de saúde primários são autorizados a recorrer à microfilmagem dos seus documentos, como forma de conservação da informação.
3.2 – Ficam igualmente autorizados a proceder à microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.
3.3 – A microfilmagem da documentação pode ser realizada em serviço a criar para esse fim na instituição interessada ou mediante recurso a entidade habilitada.
3.4 – De cada microforma será efectuada uma matriz em sais de prata numa base de poliéster e uma cópia que será conservada em lugar distinto da matriz.
3.5 – As microformas não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura, de autenticação e de encerramento, legíveis sem necessidade de recurso a instrumento óptico de leitura.
3.6 – As microformas deverão ser registadas em livro próprio, com termos de abertura e encerramento em folhas rubricadas pelo responsável pelo serviço de microfilmagem.
3.6.1 – No termo de abertura será mencionada a natureza dos documentos microfilmados e no termo de encerramento será exarada a declaração de que as imagens constantes do microfilme são reproduções totais e exactas dos documentos originais.
3.6.2 – Deverão igualmente constar do livro de registo dos microfilmes as emendas e alterações que eventualmente as mesmas contenham, conforme o preceituado no número anterior.
3.7 – As cópias obtidas a partir dos microfilmes, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, têm a força probatória legal dos respectivos originais, desde que autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço de microfilmagem, sob selo branco em uso na instituição.
3.8 – O serviço de microfilmagem deverá elaborar um livro de registos de todas as cópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.
4.º Eliminação de documentos
4.1 – A eliminação dos originais dos documentos, aos quais não foi reconhecido valor de conservação permanente, deve ser efectuada logo após a prescrição dos respectivos prazos de conservação administrativa, fixada na tabela de avaliação e selecção.
4.2 – Quando conservada em microfilme, a documentação referida no número anterior pode ser destruída antes de terem sido prescritos os prazos de vigência administrativa, desde que não existam impedimentos legais.
4.3 – A eliminação dos documentos faz-se por venda, inutilização seguida de venda, incineração ou maceração de papel, devendo a opção por um destes processos depender de critérios de confidencialidade e de economia.
4.4 – A eliminação da documentação será efectuada de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição, garantindo assim a confidencialidade da informação nela contida.
4.5 – No acto da eliminação dos documentos será lavrado, em livro próprio, auto da respectiva eliminação, do qual fará parte uma relação das unidades arquivísticas objecto da destruição ou alienação, devidamente identificados quanto à sua proveniência.
4.6 – O livro de autos de eliminação de documentação, cujo modelo deve corresponder às directrizes do Instituto Português de Arquivos, terá termos de abertura e de encerramento e todas as folhas serão rubricadas e autenticadas pelo funcionário responsável.
5.º Incorporação de documento
5.1 – A documentação cujo valor informativo e probatório justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de avaliação e selecção em anexo, deverá ser remetida após a sua vigência administrativa para arquivos distritais do Instituto Português de Arquivos ou para o Arquivo Nacional da Torre do Tombo, exercendo funções de arquivo distrital de Lisboa.
5.2 – O envio da documentação e a correspondente transferência de propriedade para os arquivos definitivos, referidos no número anterior, devem ser formalizados mediante guia de remessa e auto de entrega, a assinar pelas partes.
5.3 – A guia de remessa e o auto de entrega devem ser elaborados em suportes de modelos a definir pelo Instituto Português de Arquivos.
5.4 – Constitui parte integrante da remessa o conjunto de instrumentos de controlo e de referência complementares que, durante as fases corrente e intermédia, tenham permitido a gestão da documentação.
5.5 – Os meios necessários à transferência, para o arquivo definitivo, da documentação considerada de conservação permanente, serão assegurados pelos organismos e serviços da área dos cuidados de saúde primários.
Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos (ver documento original)